Beginnend mit einer Analyse werden systematisch die im Unternehmen vorhandenen und strategisch wichtigen Geschäftsfelder und die damit verbundenen Unternehmenskompetenzen untersucht und identifiziert. Ausgewählte Wertschöpfungsprozesse, Geschäftsprozesse, Produkte, Dienstleistungen, Projekte und Technologien werden hinsichtlich geschäftsrelevanter Kompetenzfelder untersucht. Aufbauend auf diesen Erkenntnissen wird eine strategische Zielrichtung für das Kompetenzmanagement bestimmt (z. B. Initiierung kompetenzorientierter Weiterbildung; Neuaufbau der Unternehmenskompetenz XY etc.). Aus den Ergebnissen der Analyse erfolgt die Ableitung der Einzelkompetenzen, die für die organisationsabhängigen Aufgaben der Mitarbeiter relevant sind (Aufgabenkatalog). Aus diesem Katalog werden organisationsunabhängige Rollen und die dafür notwendigen Kompetenzen abgeleitet (Rollenkatalog). Unabhängig von Funktion und Hierarchie wird für jede Rolle ein eindeutiges Soll-Kompetenzprofil erstellt, das jeweils in fachliche, methodische und soziale Komponenten zerlegt wird.
 

In der Validierungsphase werden anhand des Soll-Kompetenzkataloges die Ist-Kompetenzen der Mitarbeiter ermittelt. Diese Befragung kann entweder analog oder digital erfolgen. Unternehmen können sich dabei auf strategisch wichtige Mitarbeitergruppen konzentrieren (z. B. Forschung und Entwicklung, IT-Mitarbeiter, o.a.). Der Kompetenzgrad, d.h. die Ausprägungen der Einzelkompetenzen werden auf einer vorher festgelegten Expertiseskala erfasst und somit messbar gemacht. In Workshops mit Mitarbeitergruppen, in Einzelgesprächen mit dem Vorgesetzten und/oder durch Selbsteinschätzung durch die Mitarbeiter werden die Kompetenzprofile auf ihre Validität überprüft und ggf. angepasst. Das Ergebnis ist eine Übersicht, wer, wo im Unternehmen über welche Kompetenzen im Einzelnen (Kompetenzprofil des Mitarbeiters) oder im Gesamten (Kompetenzkarte einer Gruppe) verfügt.
 

Aufbauend auf einer guten Transparenz des Kompetenzbestandes kann der Kompetenztransfer zwischen den Mitarbeitern eines Unternehmens, je nach Kompetenznachfrage und -angebot im Unternehmen, sehr gut funktionieren. Bisher isolierte Kompetenzen sind jetzt firmenweit transparent und können vernetzt werden. Geeignete technische Lösungen unterstützen dabei die dynamische bzw. periodische Aktualisierung und Verteilung der Kompetenzinformationen. Durch Untermauerung des Modells mit einem auf das Unternehmen angepassten Kennzahlensystem, wird ein permanentes Controlling sowie ein aktives Ausgestalten des Kompetenzbestandes möglich.